Créer un rappel automatique avec Gmail, Google Agenda et Make

Beaucoup d’oublis professionnels ne viennent pas d’un manque de compétence, mais d’un manque de rappel au bon moment. Un client à rappeler, un devis à suivre, un document à envoyer, une réponse à vérifier : ces petites actions peuvent vite se perdre dans la journée.

Dans ce guide, nous allons voir comment créer un rappel automatique avec Gmail, Google Agenda et Make. L’objectif est simple : quand une action est prévue dans un tableau de suivi, Make crée un rappel dans Google Agenda et peut aussi envoyer une notification interne par Gmail.

L’objectif de cette automatisation

Le scénario que nous allons construire est très simple :

Ce système ne décide pas à votre place. Il vous aide seulement à ne pas oublier une action importante.

C’est une très bonne automatisation pour débuter, car elle est utile, claire et peu risquée.

Pour qui ce rappel automatique est utile ?

Cette automatisation peut servir à beaucoup de professionnels.

• Un artisan qui doit rappeler un client après une visite.
• Un freelance qui doit relancer une proposition.
• Un consultant qui doit envoyer un document après un rendez-vous.
• Une petite entreprise qui veut suivre les demandes entrantes.
• Un formateur qui doit rappeler un prospect avant une session.
• Un prestataire qui veut ne plus oublier les prochaines actions.

Pourquoi utiliser Google Agenda ?

Google Sheets est pratique pour suivre les informations, mais ce n’est pas toujours l’endroit où l’on pense à regarder au bon moment.

Google Agenda a un avantage : il affiche les actions dans votre planning. Un rappel devient donc plus visible.

L’idée est de combiner les rôles :

• Google Sheets garde les données ;
• Google Agenda affiche l’action dans le temps ;
• Gmail peut vous envoyer une notification ;
• Make relie les outils entre eux.

Les outils nécessaires

Pour créer cette automatisation, vous aurez besoin de quatre éléments.

Google Sheets

Le tableau contient les demandes et les prochaines actions.

Make

Make lit le tableau, vérifie les conditions et crée l’action suivante.

Google Agenda

Google Agenda reçoit l’événement ou le rappel à afficher dans votre planning.

Gmail

Gmail peut envoyer un email interne de confirmation ou de notification.

Étape 1 — Préparer le tableau Google Sheets

Avant d’ouvrir Make, commencez par préparer un tableau simple. C’est la base de votre automatisation.

Vous pouvez créer les colonnes suivantes :

• Date de demande
• Nom client
• Email client
• Type de demande
• Prochaine action
• Date du rappel
• Heure du rappel
• Statut
• Rappel créé ?
• Commentaire interne

Les colonnes les plus importantes sont : Prochaine action, Date du rappel, Heure du rappel et Rappel créé ?.

Exemple de ligne

Étape 2 — Définir les statuts

Les statuts permettent à Make de savoir quelles lignes traiter.

Pour commencer, utilisez des statuts simples :

• À traiter
• Rappel à créer
• Rappel créé
• Action faite
• Annulé

Pour éviter les variantes, vous pouvez créer une liste déroulante dans Google Sheets.

Étape 3 — Préparer le titre du rappel

Avant de créer le scénario, décidez comment le rappel doit apparaître dans Google Agenda.

Un bon titre doit être clair. Par exemple :

• Relancer Marie Dupont — devis
• Rappeler client — demande d’information
• Envoyer document — dossier client
• Vérifier réponse — proposition commerciale

Ce titre doit vous permettre de comprendre immédiatement l’action à faire, même sans ouvrir le détail.

Étape 4 — Préparer la description du rappel

La description du rappel peut contenir les informations utiles.

Exemple :

L’objectif est de ne pas perdre de temps quand le rappel apparaît. Vous devez voir rapidement ce qu’il faut faire.

Étape 5 — Créer le scénario Make

Dans Make, créez un scénario avec une logique simple.

Pour un premier scénario, vous pouvez même commencer avec seulement Google Sheets + Google Agenda.

Étape 6 — Connecter Google Sheets dans Make

Le premier module doit permettre à Make de lire votre tableau.

Vérifiez :

• le bon compte Google ;
• le bon fichier Google Sheets ;
• le bon onglet ;
• les colonnes de date et heure ;
• la colonne statut ;
• la colonne “Rappel créé ?”.

Étape 7 — Ajouter un filtre dans Make

Le filtre est très important. Il évite que Make crée des rappels pour toutes les lignes du tableau.

Le filtre peut être :

• Statut = Rappel à créer
• Rappel créé ? = Non
• Date du rappel n’est pas vide
• Heure du rappel n’est pas vide

Cette étape évite les doublons.

Étape 8 — Créer l’événement dans Google Agenda

Le module Google Agenda doit créer un événement à la date et à l’heure indiquées dans Google Sheets.

Vous devez renseigner :

• le titre de l’événement ;
• la date ;
• l’heure de début ;
• éventuellement l’heure de fin ;
• la description ;
• le calendrier à utiliser.

Exemple de titre

Exemple de description

Pour un rappel simple, vous pouvez créer un événement court de 15 minutes.

Étape 9 — Ajouter une notification Gmail interne

Cette étape est facultative, mais utile si vous voulez recevoir aussi un email.

Make peut envoyer un message interne du type :

Cette notification sert à confirmer que l’automatisation a bien préparé le rappel.

Étape 10 — Mettre à jour Google Sheets

Après avoir créé l’événement dans Google Agenda, Make peut mettre à jour la ligne dans Google Sheets.

Par exemple :

• Rappel créé ? = Oui
• Statut = Rappel créé

Cette étape est importante pour éviter de créer plusieurs fois le même rappel.

Étape 11 — Tester avec de fausses données

Avant d’utiliser ce système avec de vraies demandes, faites un test.

Créez une ligne de test :

Vérifiez ensuite :

• Make lit bien la ligne ;
• le filtre fonctionne ;
• l’événement apparaît dans Google Agenda ;
• le titre est clair ;
• la description contient les bonnes informations ;
• Gmail envoie bien la notification si vous avez ajouté cette étape ;
• Google Sheets est mis à jour si vous avez prévu cette action.

Exemples de rappels utiles

Voici des exemples concrets de rappels que vous pouvez créer.

Relance après devis

Rappel après formulaire de contact

Rappel avant rendez-vous

Rappel de document à envoyer

Les erreurs à éviter

Voici les erreurs fréquentes avec ce type d’automatisation :

• Créer un rappel pour toutes les lignes du tableau.
• Oublier la colonne “Rappel créé ?”.
• Utiliser une date mal formatée.
• Créer plusieurs rappels pour la même action.
• Mettre trop d’informations dans le titre de l’événement.
• Créer des rappels pour des actions qui ne sont plus utiles.
• Ne pas tester avec une fausse ligne.

Checklist avant d’activer le scénario

Et après ?

Une fois ce rappel automatique en place, vous pouvez continuer avec des automatisations plus avancées :

• Automatiser un brouillon de devis : méthode simple pour débutants
• Checklist avant d’automatiser une tâche
• Automatiser une relance client simple avec Make
• Automatiser le suivi des demandes clients avec Google Sheets

Conclusion : un bon rappel évite beaucoup d’oublis

Créer un rappel automatique avec Gmail, Google Agenda et Make est une automatisation simple, utile et rassurante pour débuter.

Elle ne prend pas de décision à votre place. Elle ne contacte pas forcément le client. Elle vous aide simplement à voir la bonne action au bon moment.

Pour une petite entreprise, c’est souvent une excellente première étape : mieux suivre les demandes, éviter les oublis et garder le contrôle.

FAQ — Rappel automatique avec Gmail et Google Agenda