Vous recevez dix fois la même question : « Quel est votre tarif ? », « Dans quelle zone intervenez-vous ? », « Quel est votre délai ? » ou « Quels documents dois-je transmettre ? ». Vous connaissez la réponse, mais chaque message vous oblige à interrompre votre travail, retrouver la bonne information, la reformuler et parfois relancer le client. C’est cette accumulation qui alourdit réellement votre journée.

Ce guide vous fait suivre un cas précis de bout en bout : préparer une réponse à une demande de tarif, la tester dans Gmail, puis relier Gmail à Make pour créer un suivi et un brouillon. Vous saurez exactement ce qui se passe à chaque étape, ce que vous pouvez faire seul et à quel moment une installation accompagnée devient plus raisonnable.

Un workflow, qu’est-ce que cela fait exactement ?

Le mot workflow signifie simplement « suite d’actions ». Dans Make, on parle souvent de scénario. Imaginez une recette : un événement arrive, une règle décide s’il est concerné, puis une ou plusieurs actions sont réalisées. Il ne s’agit pas d’un robot qui comprend tout par magie.

Cette première version est volontairement limitée. Elle ne prétend pas reconnaître toutes les phrases possibles. C’est justement ce qui la rend contrôlable pour un premier essai. Ensuite, on pourra ajouter une recherche dans une base de réponses, une classification plus souple, une notification ou une relance.

Commencer par le coût réel de la répétition

Avant de parler d’outil, mesurez la tâche. Chronométrez une demande complète, et pas seulement le temps où vous tapez. Comptez l’ouverture du message, la lecture, la recherche du tarif, la vérification des conditions, la rédaction, l’envoi et le moment nécessaire pour revenir à votre travail.

Notez ensuite pendant une semaine le nombre de demandes identiques. Utilisez cette formule :

Le chiffre d’affaires possible doit être calculé séparément. Si vous utilisez réellement 1 h 30 de ces 3 heures pour une mission client vendue à 70 € de l’heure, cela représente 105 € de chiffre d’affaires potentiel. Ce n’est pas un bénéfice garanti : il faut avoir une mission, la réaliser et garder le temps nécessaire pour le reste de votre activité. Le calcul sert à prendre une décision avec vos propres chiffres.

Préparer la bonne réponse avant de toucher à un outil

Une automatisation ne doit pas choisir votre prix ni inventer vos conditions. Elle doit utiliser une réponse déjà décidée. Pour notre exemple, commencez par une situation très étroite : une personne demande le tarif de votre prestation principale, sans demander encore un devis personnalisé.

Écrivez une réponse que vous pourriez envoyer aujourd’hui

Relisez quatre points avant d’enregistrer cette réponse : le prix ou l’absence de prix, les informations que vous demandez, ce que vous promettez réellement et le ton. Si votre tarif est fixe et peut être communiqué sans vérification, vous pourrez l’ajouter. S’il dépend de plusieurs éléments, laissez la réponse demander les précisions nécessaires et préparez un brouillon à valider.

Premier test : préparer la réponse dans Gmail en quinze minutes

Pour une question et une réponse simples, Gmail suffit pour comprendre le principe. Vous n’avez pas besoin de créer un compte Make pour cette première étape. Faites-la sur ordinateur : les réglages des modèles et des filtres sont plus complets dans la version web de Gmail que dans l’application mobile.

Étape 1 : activer la fonction « Modèles »

Ouvrez Gmail avec le compte qui reçoit vos demandes. Cliquez sur la roue dentée en haut à droite, puis sur Voir tous les paramètres. Ouvrez l’onglet Paramètres avancés. Repérez la ligne consacrée aux modèles, sélectionnez Activer, puis descendez jusqu’à Enregistrer les modifications.

Si vous ne voyez pas cette rubrique, vérifiez que vous êtes bien dans Gmail sur ordinateur et non dans l’application mobile. Dans un compte professionnel, un administrateur peut aussi limiter certaines fonctions. Ne contournez pas un blocage d’administration : notez le message affiché.

Étape 2 : enregistrer votre réponse comme modèle

Cliquez sur Nouveau message. Écrivez l’objet et le texte validés. Ne mettez pas d’adresse client réelle pour cet enregistrement. En bas de la fenêtre de rédaction, cliquez sur les trois points Plus d’options, ouvrez Modèles, puis choisissez Enregistrer le brouillon comme modèle et Enregistrer comme nouveau modèle.

Donnez-lui un nom que vous reconnaîtrez immédiatement, par exemple FAQ tarif prestation principale. Fermez ensuite le message sans l’envoyer. Le modèle est maintenant une réponse réutilisable ; il ne répond encore à personne.

Étape 3 : choisir un critère que Gmail peut vraiment reconnaître

Gmail ne comprend pas le sens d’une phrase comme le ferait une personne. Un filtre repère des éléments simples : l’adresse de l’expéditeur, des mots dans l’objet ou dans le message, une pièce jointe ou un libellé. Un mot comme « prix » peut apparaître dans une réclamation, une demande de facture ou une question différente. Il est donc trop large pour un envoi automatique.

Le critère le plus sûr est un objet ou un libellé spécifique. Si votre formulaire de contact peut ajouter le mot DEMANDE-TARIF dans l’objet, utilisez ce repère. Si les messages arrivent toujours depuis l’adresse de notification de votre formulaire, combinez cette adresse avec un mot réellement présent dans le message. Si vos clients écrivent librement, commencez par un libellé et un brouillon plutôt que par l’envoi automatique.

Étape 4 : créer le filtre sans envoyer tout de suite

Dans Gmail, cliquez dans la barre de recherche, puis sur l’icône des options de recherche. Renseignez votre critère précis dans Objet, De ou Contient les mots. Cliquez sur Créer un filtre. Pour le premier essai, cochez seulement Appliquer le libellé, créez un libellé nommé FAQ-TARIF, puis validez.

Ne cochez pas encore Envoyer le modèle si votre critère peut concerner autre chose qu’une demande de tarif. Lorsque le critère est réellement unique et que les tests sont bons, vous pourrez modifier le filtre et sélectionner le modèle FAQ tarif prestation principale. Gmail enverra alors la réponse sans vous demander de cliquer sur Envoyer : cette action doit rester réservée à une règle étroite et vérifiée.

Étape 5 : faire trois tests qui révèlent les erreurs

Utilisez une deuxième adresse email. Avec la fonction de filtre active, envoyez :

1. un message qui correspond exactement au critère ;
2. un message qui contient le même mot mais pose une autre question ;
3. un message qui ne contient pas le critère.

Vérifiez le résultat dans la boîte Gmail : le premier message doit recevoir le libellé FAQ-TARIF. Les deux autres ne doivent pas être traités comme une demande de tarif. Si vous avez activé l’envoi du modèle, vérifiez le texte reçu depuis la deuxième adresse. Ne testez jamais un envoi automatique pour la première fois sur un vrai client.

Relier Gmail à Make : chaque connexion expliquée

Make devient utile lorsque vous voulez que plusieurs applications travaillent ensemble. Dans notre exemple, il va surveiller les messages identifiés, enregistrer les informations dans Google Sheets et préparer un brouillon Gmail. Il ne faut pas le présenter comme une boîte magique : il exécute exactement les étapes que vous lui donnez.

Le schéma de départ est le suivant : Gmail reçoit → Make repère → Google Sheets conserve → Gmail prépare un brouillon → vous vérifiez et envoyez. L’envoi reste manuel dans la première version.

Avant de créer le scénario : préparer le tableau

Dans Google Drive, créez une feuille appelée Suivi questions clients. Sur la première ligne, écrivez les titres suivants, chacun dans sa propre colonne : Date, Email du client, Objet, Question reçue, Type, Statut, Réponse préparée, Prochaine action.

Ne fusionnez pas les cellules et ne laissez pas la première ligne vide. Pour le premier essai, partagez la feuille uniquement avec les personnes qui doivent la consulter. Elle peut contenir des données personnelles : ne la rendez pas publique et utilisez des messages de test.

Étape 1 : créer le compte Make et le scénario

Allez sur Make et créez votre compte, ou connectez-vous si vous en avez déjà un. Après l’arrivée sur le tableau de bord, choisissez Créer un nouveau scénario. Vous verrez une grande zone vide avec un bouton pour ajouter le premier module.

Un module est une étape du scénario : le module Gmail lit un email, le module Google Sheets écrit une ligne et le module Gmail suivant crée un brouillon. Pour ce premier test, ajoutez seulement ces trois étapes. Plus il y a d’étapes, plus il est difficile de comprendre l’erreur.

Étape 2 : ajouter Gmail comme déclencheur

Cliquez sur le bouton d’ajout, recherchez Gmail, puis choisissez le module qui surveille les nouveaux emails. Selon la langue ou la version de l’interface, son nom peut apparaître comme Watch emails ou Surveiller les emails. Le bon choix est celui qui démarre le scénario lorsqu’un nouveau message correspond à vos critères.

Dans le champ Connection ou Connexion, cliquez sur Add, Ajouter ou Create a connection. Donnez un nom explicite à la connexion, par exemple Gmail – boîte demandes clients. Ce nom sert à vous y retrouver ; ce n’est pas votre mot de passe.

Étape 3 : autoriser Make à accéder à Gmail

Après avoir demandé la création de la connexion, une fenêtre Google s’ouvre. Sélectionnez précisément l’adresse Gmail qui reçoit les demandes. Si plusieurs comptes Google sont ouverts dans le navigateur, contrôlez l’adresse affichée avant de continuer.

Google affiche ensuite les autorisations demandées. Lisez-les : Make doit pouvoir consulter les messages nécessaires pour repérer la demande et, plus tard, créer un brouillon si vous choisissez cette action. Cliquez sur Autoriser uniquement si le compte sélectionné est le bon et si vous comprenez ce qui est demandé. Vous ne tapez pas votre mot de passe dans Make : la connexion passe par la fenêtre de Google.

Une fois la fenêtre refermée, revenez dans Make. L’adresse de votre compte doit apparaître dans le champ de connexion. Si Make affiche une autre adresse, supprimez cette connexion du scénario et recommencez avec le bon compte. Si Google demande une validation par l’administrateur de votre entreprise, arrêtez-vous là et demandez cette autorisation à la bonne personne ; ne créez pas au hasard une application technique pour contourner le blocage.

Étape 4 : dire à Make quels messages surveiller

Dans le module Gmail, sélectionnez la boîte ou le dossier concerné. Si un champ Label ou Libellé est proposé, choisissez FAQ-TARIF. Si votre écran ne propose pas de libellé, laissez le module surveiller la boîte de réception et ajoutez ensuite une condition entre Gmail et Google Sheets : le message doit porter le libellé FAQ-TARIF ou contenir votre critère exact.

Pour Choose where to start, Choisir où commencer, sélectionnez une option qui commence à partir des nouveaux messages. Sinon, Make peut reprendre d’anciens emails et créer plusieurs lignes de test. Limitez aussi le nombre de messages traités au début, par exemple à un seul ou à quelques messages selon les champs proposés.

Étape 5 : lancer le premier test de connexion

Cliquez sur Run once ou Exécuter une fois. Make attend alors un nouveau message. Depuis votre deuxième adresse, envoyez un email dont l’objet correspond exactement à votre test. Attendez la réception, puis regardez le résultat affiché par le module Gmail.

Ce résultat contient les informations que Make pourra transmettre : adresse de l’expéditeur, objet, date, texte du message et parfois le libellé. Vous n’avez pas besoin de retenir les mots techniques. Retenez seulement cette vérification : si Make ne voit pas le bon email, il est inutile d’ajouter les modules suivants. Corrigez d’abord le compte, le libellé, le critère et le moment de départ.

Étape 6 : ajouter Google Sheets et créer sa deuxième connexion

Cliquez sur le signe + après le module Gmail, recherchez Google Sheets, puis choisissez l’action qui ajoute une ligne dans une feuille, souvent nommée Add a row ou Ajouter une ligne. Dans son champ de connexion, cliquez sur Add.

Une nouvelle fenêtre Google peut s’ouvrir. Sélectionnez le même compte Google que celui qui possède la feuille, puis lisez les autorisations et cliquez sur Autoriser si elles correspondent à l’action demandée. Cette connexion donne à Make le droit de trouver la feuille et d’y ajouter les informations. Vérifiez encore une fois l’adresse : il est fréquent de connecter Gmail avec un compte et Google Sheets avec un autre.

Dans le module Google Sheets, sélectionnez le fichier Suivi questions clients, puis la feuille qui contient vos colonnes. Si le fichier n’apparaît pas, utilisez le bouton d’actualisation proposé par Make, vérifiez que la feuille existe réellement et contrôlez le compte connecté. Ne rendez pas le fichier public pour le faire apparaître.

Étape 7 : remplir chaque colonne avec les bonnes informations

Make affiche alors les colonnes de votre tableau. Pour remplir une colonne, cliquez dans le champ puis choisissez une information fournie par le module Gmail. Cette opération est parfois appelée mapping : cela signifie simplement « placer une information de l’étape précédente dans le bon champ ».

• Date : la date de réception du message Gmail.
• Email du client : l’adresse de l’expéditeur.
• Objet : l’objet du message.
• Question reçue : le texte ou l’extrait disponible.
• Type : le texte fixe « demande de tarif ».
• Statut : le texte fixe « brouillon à vérifier ».
• Réponse préparée : laissez vide dans cette première étape ou inscrivez le nom du modèle utilisé.
• Prochaine action : le texte fixe « relire puis envoyer ».

Enregistrez le module, puis testez-le. Une ligne doit être créée dans la bonne feuille, avec l’adresse et l’objet du message d’essai. Si les valeurs arrivent dans les mauvaises colonnes, ne poursuivez pas : corrigez le remplissage avant d’ajouter la réponse.

Étape 8 : ajouter Gmail pour créer un brouillon

Après Google Sheets, ajoutez un nouveau module Gmail et choisissez l’action Create a draft ou Créer un brouillon. Dans Connection, sélectionnez la connexion Gmail créée au début. Vous n’avez pas besoin d’autoriser une troisième boîte : vous réutilisez la bonne connexion.

Dans le champ destinataire, sélectionnez l’adresse de l’expéditeur fournie par le premier module Gmail. Dans l’objet, ajoutez « Re: » devant l’objet reçu, ou saisissez un objet fixe si votre réponse doit toujours avoir le même titre. Dans le corps du message, copiez la réponse validée. Si elle doit contenir une donnée variable, choisissez uniquement une donnée visible dans le message ; ne demandez pas à Make de l’inventer.

Choisissez bien Créer un brouillon et non Envoyer un email. À ce stade, Make prépare le message dans Gmail, Google Sheets garde la trace et vous restez la personne qui vérifie le contexte, les montants, les délais et les engagements.

Étape 9 : tester le scénario complet avant de l’activer

Cliquez de nouveau sur Run once, envoyez un nouveau message depuis l’adresse de test et regardez les trois étapes. Le module Gmail doit recevoir le message, Google Sheets doit créer une ligne et Gmail doit créer un brouillon dans la bonne boîte. Ouvrez le brouillon : le destinataire, l’objet et le contenu doivent être corrects.

Réalisez au moins quatre essais : demande exacte, demande incomplète, demande différente et message sans le libellé. Pour les deux derniers, le scénario ne doit pas fabriquer une réponse inadaptée. Si votre règle n’est pas assez précise, revenez à la version « libellé + brouillon » et ne programmez pas d’envoi automatique.

Ce n’est qu’après ces vérifications que vous enregistrez le scénario, choisissez son intervalle de vérification et activez le bouton de mise en route. Le bouton Run once sert à un essai manuel ; il ne signifie pas que le scénario est déjà actif tous les jours. L’intervalle réel dépend de la configuration et de l’offre Make choisie.

Quand consulter le guide Make ou le guide n8n ?

Ce guide montre le chemin de décision, mais chaque installation mérite son propre tutoriel. Le guide Make détaillé doit reprendre la création du compte, les connexions Google, les modules, le test, la programmation et les erreurs fréquentes. Le guide n8n détaillé doit reprendre les mêmes bases avec ses propres écrans et expliquer l’installation avant de parler de connexion.

n8n est un autre outil de scénarios. Il peut convenir lorsque vous voulez davantage de contrôle, plusieurs branches, des règles plus complexes ou une installation particulière. Pour une première question client, il n’est pas utile d’envoyer un débutant installer n8n s’il peut déjà valider son besoin avec Gmail ou Make.

Vous pouvez consulter la rubrique Guides IA, ou accéder directement au guide détaillé pour installer Make et au guide détaillé pour installer n8n. Ces tutoriels reprennent les connexions, les autorisations, le test et les erreurs fréquentes : un simple renvoi vers « ajoutez Gmail » ne suffit pas pour réussir.

La grille de contrôle avant de laisser tourner

Ce que vous pouvez faire seul et ce que nous pouvons faire

Vous pouvez commencer seul avec une réponse Gmail, un libellé et trois tests. Cette première étape est utile même si vous ne poursuivez pas : elle vous permet de vérifier que la question est assez répétitive et que la réponse est suffisamment stable.

Vous pouvez ensuite suivre le guide Make pour créer la connexion et le scénario. Si vous bloquez sur le compte Google, les autorisations, le choix du module, le tableau ou le test, ce n’est pas un échec : ce sont précisément les points qui doivent être expliqués dans une installation sérieuse.

IACONCRETE peut partir de votre problème réel lors d’un premier échange gratuit. Nous regardons le volume de messages, le temps passé, vos outils, vos règles et le niveau de contrôle nécessaire. Selon le cas, nous pouvons proposer :

• un workflow déjà existant, si votre besoin correspond à une solution prête à l’emploi ;
• une adaptation légère, si la structure est la bonne mais que vos messages ou votre suivi sont différents ;
• l’installation des connexions et du workflow ;
• une formation pour que vous sachiez le modifier et le surveiller ;
• un suivi optionnel, lorsque vous voulez vérifier les évolutions et les erreurs dans le temps.

Nous pouvons aussi commencer par une petite automatisation de découverte, afin que vous voyiez le résultat avant d’aller vers un dispositif plus complet. Le but est de commencer par une tâche simple, puis d’ajouter uniquement ce qui apporte une valeur mesurable.

Ramener l’investissement au gain réel

Le prix d’un workflow ne doit pas être regardé seul. Il faut le comparer à la tâche qu’il réduit et au temps que vous pourrez réellement utiliser. Le calcul de base reste :

Comparez ce repère avec l’investissement total : workflow, installation, formation et éventuel suivi. Vous pouvez ensuite estimer un délai de retour avec la formule investissement total ÷ valeur mensuelle du temps récupéré. Un workflow simple et abordable peut ainsi être une dépense qui en fait gagner, à condition de résoudre une tâche répétée et d’être réellement utilisé.

Nous ne vous promettons pas que toutes vos tâches disparaîtront. Il restera les cas particuliers, les décisions, les contrôles et le travail client. Nous vous aidons à réduire la partie répétitive pour que votre temps serve davantage votre activité.