Make peut relier Gmail, Google Sheets, un formulaire et de nombreux autres outils. Mais un débutant ne peut pas réussir avec une instruction comme « ajoutez Gmail puis un autre module ». Il faut comprendre quel compte est utilisé, quelle autorisation est demandée, quelle information passe d’une étape à l’autre et comment vérifier le résultat.

Ce guide vous accompagne sur un exemple simple et utile : lorsqu’un email client portant un libellé précis arrive, Make inscrit ses informations dans un tableau Google Sheets et prépare un brouillon Gmail. Vous allez créer le compte, connecter chaque service, lancer un test, corriger les erreurs et décider seulement ensuite si le scénario peut fonctionner automatiquement.

Make expliqué avec des mots simples

Make est un outil qui exécute une suite d’actions entre des applications. Dans Make, cette suite s’appelle un scénario. Chaque rond ou bloc du scénario est un module. Un module peut surveiller un événement, lire une donnée, créer une ligne, préparer un brouillon ou envoyer une notification.

Le premier module est le déclencheur : il indique à Make quand commencer. Une action est ce que Make réalise ensuite. Une connexion est l’autorisation donnée à Make pour utiliser un compte d’une application. Un test ou Run once lance le scénario manuellement pour observer les données. La programmation indique ensuite à quelle fréquence Make doit vérifier les nouveaux événements.

Vous verrez aussi le mot mapping. Il signifie simplement « placer une information dans le bon champ ». Par exemple, le champ Email du client de Google Sheets reçoit l’adresse de l’expéditeur que Gmail a fournie au module précédent.

Savoir si Make est le bon premier outil

Gmail seul peut suffire pour enregistrer un modèle et appliquer un libellé. Make devient intéressant lorsque vous voulez conserver une trace dans un tableau, créer un brouillon, prévenir quelqu’un ou relier plusieurs applications.

n8n peut convenir pour des workflows plus complexes ou une installation particulière, mais il ajoute d’autres choix techniques. Pour une première automatisation, choisissez l’outil qui vous permettra de comprendre le résultat et de le surveiller. Il n’est pas utile d’installer n8n si un scénario Make simple répond déjà au problème.

Créer son compte Make et repérer l’espace de travail

Étape 1 : créer le compte

Ouvrez Make dans votre navigateur et choisissez l’inscription. Vous pouvez utiliser une adresse email ou un bouton de connexion proposé par Make. Utilisez une adresse que vous identifierez facilement dans le projet, puis validez l’email si cette étape est demandée.

Après la connexion, repérez le tableau de bord, l’espace de travail, les scénarios et les connexions. L’espace de travail est l’endroit où vos scénarios sont regroupés. Ne commencez pas par ajouter toutes vos applications. Notez d’abord le nom du problème que vous allez résoudre, par exemple Demandes tarif – test.

Étape 2 : ne pas confondre compte Make et comptes connectés

Votre compte Make sert à ouvrir Make. Il ne donne pas automatiquement accès à Gmail ou à Google Sheets. Chaque application doit recevoir sa propre autorisation. Vous pouvez utiliser le même compte Google pour Gmail et Sheets, mais vous devez vérifier l’adresse à chaque fenêtre d’autorisation.

Les prix, les limites d’exécution et les conditions des offres Make peuvent évoluer. Consultez-les au moment de l’inscription. Un test simple n’a pas besoin d’un projet technique complexe, mais un scénario exécuté souvent peut consommer davantage de ressources selon l’offre retenue.

Préparer Gmail et Google Sheets avant Make

Créer le libellé Gmail

Dans Gmail sur ordinateur, créez un libellé nommé FAQ-TARIF. Le libellé est une étiquette que vous appliquez à un message pour indiquer qu’il appartient à ce cas. Pour le premier test, appliquez-le manuellement à un email de test. Cela évite de demander à Make de comprendre toutes les formulations possibles dès le départ.

Vous pourrez ensuite créer un filtre Gmail, par exemple à partir d’un objet contenant un repère très précis. Évitez une règle basée uniquement sur le mot « prix » ou « tarif » : ces mots peuvent apparaître dans une réclamation ou une question différente. Si la règle est incertaine, préférez un brouillon et une validation humaine.

Créer le tableau de suivi

Dans Google Drive, créez une feuille appelée Suivi questions clients. Sur la première ligne, placez un titre dans chaque colonne : Date, Email du client, Objet, Question reçue, Type, Statut, Réponse préparée, Prochaine action.

Ne fusionnez pas les cellules et ne laissez pas de colonne sans titre au milieu du tableau. Pour le test, utilisez une adresse fictive et un texte non sensible. Ne rendez pas la feuille publique pour la faire apparaître dans Make.

Créer un scénario Make vide

Étape 1 : ouvrir le canevas

Dans Make, choisissez Create a new scenario ou Créer un nouveau scénario. Vous arrivez sur une zone vide avec un bouton d’ajout. Le canevas est l’espace où vous placez les modules et les reliez dans l’ordre.

Pour notre exemple, le scénario aura trois modules : Gmail pour surveiller le message, Google Sheets pour créer une ligne, puis Gmail pour créer le brouillon. Il y aura deux modules Gmail, mais ils peuvent réutiliser la même connexion à la même boîte.

Étape 2 : ajouter le déclencheur Gmail

Cliquez sur le bouton d’ajout, recherchez Gmail et choisissez le module qui surveille les nouveaux emails. Selon la langue ou l’évolution de l’interface, il peut être nommé Watch emails ou Surveiller les emails. Le bon choix est celui qui démarre lorsqu’un nouveau message arrive.

Étape 3 : créer la connexion Gmail

Dans le champ Connection ou Connexion, cliquez sur Add, Ajouter ou Create a connection. Donnez un nom clair à cette connexion, par exemple Gmail – demandes clients. Le nom sert à la retrouver dans Make ; ce n’est pas un mot de passe.

Make ouvre normalement une fenêtre Google. Sélectionnez l’adresse Gmail qui reçoit réellement les demandes. Si plusieurs comptes sont ouverts, regardez l’adresse affichée en haut de la fenêtre avant de continuer. Lisez les autorisations, puis cliquez sur Autoriser si elles correspondent à l’usage prévu.

Vous ne saisissez pas votre mot de passe Gmail dans Make. Google vérifie votre identité dans sa propre fenêtre et transmet à Make l’autorisation choisie. Lorsque vous revenez au scénario, contrôlez que la bonne adresse apparaît dans le champ de connexion.

Si Make vous demande directement un Client ID, un Client Secret ou un projet Google Cloud pour ce premier module, vous êtes entré dans une configuration avancée. N’inventez pas ces valeurs. Revenez à la connexion native proposée par Make ou demandez un accompagnement : cette configuration supplémentaire doit être préparée correctement.

Étape 4 : choisir ce que Gmail doit surveiller

Dans le module Gmail, configurez la boîte de réception ou le dossier concerné. Si un champ Label, Libellé ou Search terms est proposé, choisissez le libellé FAQ-TARIF ou une recherche suffisamment précise.

Choisissez une option de départ qui signifie « à partir de maintenant » lorsque cette option existe. Sinon, Make peut reprendre d’anciens messages et créer plusieurs lignes. Limitez le nombre de messages traités pour le test. Vous voulez observer un seul message, pas vider votre boîte d’un coup.

Tester la connexion Gmail avant d’ajouter une autre application

Étape 1 : lancer Run once

Cliquez sur Run once ou Exécuter une fois. Make se met en attente d’un nouveau message. Depuis votre deuxième adresse email, envoyez un message de test avec l’objet prévu, puis appliquez le libellé FAQ-TARIF si le scénario utilise ce critère.

Lorsque Make reçoit le message, cliquez sur la petite bulle ou le résultat du module. Vous devez retrouver l’expéditeur, l’objet, la date et le texte disponible. Si Make ne voit pas l’email, n’ajoutez pas encore Google Sheets. Vérifiez le compte connecté, le libellé, la boîte surveillée, l’option de départ et le fait que le test est envoyé depuis une autre adresse.

Étape 2 : comprendre ce que vous venez de vérifier

Vous venez de vérifier le passage entre Gmail et Make. Make ne connaît pas encore votre réponse et n’a encore rien écrit ailleurs. Ce premier contrôle évite de construire quatre étapes sur un déclencheur qui ne reçoit pas les bons messages.

Si la connexion a été créée mais que le test échoue, cela ne signifie pas forcément que votre compte est mauvais. La règle peut être trop large, le message peut être déjà traité, ou le scénario peut attendre un nouveau message à partir d’une date différente. Reprenez une seule cause à la fois.

Connecter Google Sheets et remplir la bonne ligne

Étape 1 : ajouter le module Google Sheets

Cliquez sur le signe + après Gmail. Recherchez Google Sheets et choisissez l’action qui ajoute une ligne, souvent nommée Add a Row ou Ajouter une ligne.

Étape 2 : créer la connexion Google Sheets

Dans le champ Connection, cliquez sur Add. Une fenêtre Google s’ouvre éventuellement à nouveau. Sélectionnez le compte qui possède ou peut modifier la feuille Suivi questions clients. Ce compte peut être le même que Gmail, mais ne le supposez pas : vérifiez l’adresse.

Lisez les autorisations et cliquez sur Autoriser si elles correspondent à la lecture du fichier et à l’ajout de lignes. Lorsque Make revient au scénario, choisissez la connexion créée. Si Google Sheets n’apparaît pas dans les choix, utilisez l’actualisation proposée par Make, contrôlez le compte et vérifiez que le fichier existe réellement dans Drive.

Étape 3 : sélectionner le fichier et la feuille

Dans le module, sélectionnez le fichier Suivi questions clients, puis la feuille qui contient vos titres. Make affiche ensuite les colonnes. S’il affiche une colonne sans nom ou s’il ne reconnaît pas les titres, revenez dans Google Sheets, corrigez la première ligne et actualisez le module.

Étape 4 : mapper les données

Pour chaque colonne, cliquez dans le champ et choisissez une valeur issue du module Gmail. Cette opération s’appelle le mapping : vous dites à Make quelle information doit aller dans quelle colonne.

• Date : la date de réception fournie par Gmail.
• Email du client : l’adresse de l’expéditeur.
• Objet : l’objet du message.
• Question reçue : le corps du message ou l’extrait disponible.
• Type : le texte fixe « demande de tarif ».
• Statut : le texte fixe « brouillon à vérifier ».
• Réponse préparée : le nom de la réponse ou le texte validé, selon votre organisation.
• Prochaine action : le texte fixe « relire puis envoyer ».

Enregistrez le module, puis relancez Run once avec un nouveau message de test. Vérifiez qu’une seule ligne apparaît et que chaque information est dans la colonne prévue. Si la date arrive dans Objet ou si l’adresse est vide, corrigez le mapping avant de poursuivre.

Créer un brouillon Gmail sans envoi automatique

Étape 1 : ajouter le deuxième module Gmail

Cliquez sur le signe + après Google Sheets, recherchez Gmail et choisissez l’action Create a Draft ou Créer un brouillon. Dans le champ de connexion, sélectionnez la connexion Gmail créée au début. Vous réutilisez la même boîte ; vous ne devez pas autoriser une autre adresse par erreur.

Étape 2 : remplir le destinataire et l’objet

Dans le champ destinataire, sélectionnez l’adresse de l’expéditeur fournie par le premier module Gmail. Dans l’objet, écrivez « Re: » suivi de l’objet reçu, ou utilisez un objet fixe comme « Votre demande de tarif ». Contrôlez la valeur affichée avant le premier test.

Étape 3 : insérer la réponse validée

Dans le corps du brouillon, copiez la réponse que vous avez relue. Vous pouvez ajouter une donnée issue de Gmail, mais uniquement si elle existe réellement. Make ne doit pas inventer un tarif, un délai, une disponibilité ou un engagement.

Choisissez bien Create a Draft. N’ajoutez pas encore Send an Email. La première version doit créer un brouillon afin que vous puissiez vérifier le destinataire, le contexte et la formulation. L’envoi automatique se décide après plusieurs essais, et seulement si la règle ne peut pas traiter une demande différente.

Étape 4 : tester les trois modules

Lancez Run once et envoyez un nouveau message depuis l’adresse de test. Ouvrez le résultat de Gmail : le premier module doit avoir lu le message, Google Sheets doit avoir ajouté une ligne et le dernier module doit avoir créé le brouillon. Ouvrez ensuite Gmail et vérifiez le message dans les brouillons.

Si le brouillon est vide, vérifiez que le texte est saisi dans le bon champ. Si le destinataire est mauvais, arrêtez le scénario et remplacez la valeur par l’adresse provenant de l’expéditeur Gmail. Si aucune ligne n’est créée, revenez au test du module précédent au lieu de modifier le dernier module au hasard.

Programmer le scénario et savoir quand il est vraiment actif

Un scénario testé avec Run once n’est pas forcément programmé. Pour qu’il fonctionne seul, ouvrez les réglages de programmation du scénario, choisissez l’intervalle de vérification proposé par Make et enregistrez. La fréquence disponible et la consommation dépendent de l’offre et de la configuration.

Activez le scénario avec le bouton de mise en route seulement après avoir réussi les essais. Un scénario actif peut lire et modifier des données sans vous demander confirmation à chaque passage. Commencez donc par la version qui crée un brouillon. Consultez l’historique des exécutions pour voir quand le scénario a tourné, quel module a réussi et lequel a rencontré une erreur.

La documentation officielle Make sur le premier scénario rappelle qu’un scénario est une série de modules. La page officielle sur les connexions Make explique les différents modes d’autorisation. Utilisez ces pages si un intitulé a changé dans votre interface.

Les erreurs de débutant et la façon de les diagnostiquer

Protéger les connexions et garder un contrôle humain

Une connexion Make donne accès à un service. Ne copiez jamais de mot de passe, de clé secrète ou de coordonnées bancaires dans un champ de texte ou un document partagé. Utilisez les fenêtres d’autorisation officielles et les connexions enregistrées par Make.

Pour le premier scénario, utilisez des données de test. Si vous travaillez avec des informations client, limitez les données transmises aux éléments nécessaires. Vérifiez qui peut ouvrir le tableau, qui peut modifier le scénario et ce qui se passe si la réponse n’est pas certaine.

Le contrôle humain reste indispensable pour une demande de devis, une réclamation, un engagement de délai, une remise, un paiement ou toute situation inhabituelle. L’automatisation peut préparer la réponse et le suivi ; elle ne doit pas prendre une décision commerciale que vous n’avez pas définie.

Passer d’une question à un vrai système de réponses

Lorsque le premier flux fonctionne, vous pouvez ajouter une deuxième question. Créez une réponse et un libellé distincts pour le délai, la zone d’intervention ou les documents nécessaires. Ajoutez une condition pour envoyer chaque cas vers la bonne réponse. Les messages qui ne correspondent à aucune règle doivent rester manuels.

Vous pourrez ensuite connecter un formulaire de contact, une base de réponses, une notification ou une relance. Une IA peut aider à reconnaître une formulation différente, mais elle doit être encadrée : si la correspondance est incertaine, le résultat doit devenir « à vérifier », pas un envoi automatique.

Pour les besoins plus avancés, n8n peut offrir une autre manière de construire les workflows. Vous pouvez retrouver les guides et les cas pratiques dans la rubrique Guides IA, ou consulter directement notre guide détaillé pour installer n8n. Le choix de l’outil vient après la description du problème et du contrôle attendu.

Ce que vous pouvez faire seul et ce que nous pouvons faire

Vous pouvez réaliser seul le premier test si vous avez un compte Gmail, une réponse stable, un libellé, une feuille et une adresse de test. Le résultat attendu est concret : un email identifié, une ligne créée et un brouillon prêt à relire.

Si vous bloquez sur une autorisation Google, la sélection du compte, le module de départ, le mapping ou l’activation, vous n’avez pas besoin de tout recommencer. Lors d’un premier échange gratuit, IACONCRETE peut regarder votre organisation et vous proposer le niveau adapté :

• un workflow déjà existant si votre problème correspond à une solution prête à l’emploi ;
• une adaptation si vos outils, vos libellés ou vos réponses sont différents ;
• l’installation des connexions et du scénario ;
• une formation pour que vous sachiez le modifier et le vérifier ;
• un suivi optionnel lorsque vous voulez surveiller les erreurs et faire évoluer le workflow.

Nous pouvons aussi commencer par un mini-test simple afin que vous voyiez l’avant et l’après. Vous n’avez pas à acheter une solution complexe pour une tâche qui peut être réglée en quelques étapes ; vous pouvez commencer petit puis aller vers des automatisations plus puissantes.

Comparer Make au temps réellement récupéré

Le prix d’un workflow, de son installation ou d’une formation doit être comparé à la tâche qu’il réduit. Calculez d’abord la fréquence et le temps complet, puis utilisez votre coût horaire réel chargé, c’est-à-dire le coût de votre heure après prise en compte des charges et taxes.

Il restera toujours des cas particuliers, des contrôles et du travail commercial. L’objectif n’est pas de supprimer votre activité administrative, mais de vous éviter de refaire dix fois la même opération et de vous permettre d’utiliser le temps libéré là où il a le plus de valeur.